Zamierzasz otworzyć firmę? A może już teraz ją prowadzisz? Sprawdź, w jaki sposób bezpiecznie przechowywać ważne dokumenty firmowe, by ochronić je przed dostępem przez osoby niepowołane oraz uszkodzeniem.

Gdzie przechowywać dokumenty w firmie?

Dokumenty firmowe powinny znajdować się w miejscu, w którym będą one odpowiednio zabezpieczone. Jednocześnie powinno ono pozwalać na łatwy dostęp do dokumentacji dla pracowników.

Najczęściej do tego celu wybierane są szafy metalowe, które oferowane są w różnych opcjach konstrukcyjnych i wymiarowych, dzięki czemu można dopasować je do konkretnego miejsca jej ustawienia i własnych wymogów.

Jak dobrać odpowiednią szafę na dokumenty?

Dobra szafa na akta do firmy powinna mieć odpowiednią wielkość i umożliwiać łatwe i bezpieczne przechowywanie dokumentów.

Najczęściej do tego celu wybierane są szafy metalowe na segregatory. Są one dostępne jako szafy dwudrzwiowe i jednodrzwiowe, a także jako szafy z drzwiami przesuwnymi i żaluzjowymi. Dokumenty można też przechowywać w szafach kartotekowych wyposażonych w szuflady.

Przy wyborze szafy warto zwrócić uwagę na liczbę półek oraz na to, czy pozwala ona na zmianę pozycji półek. Istotnym parametrem jest też nośność półek – im większa, tym szafa będzie bardziej pojemna.

Pod kątem ochrony szafa metalowa na dokumenty może mieć zamek na klucz (najtańszy), zamek szyfrowy lub zamek elektroniczny.

Warto pamiętać, że jeżeli w szafie mają być przechowywane dokumenty poufne albo tajne, wtedy musi ona spełniać odpowiednie normy.